電子メールの書き方:メールマナーの基本の基本

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電子メールの書き方、
それも、基本の基本に関して解説します。

具体的に、私のメルマガを読んでいるアナタが、
私にメールを出す場合を例に解説しますね。

【件名】メルマガ読みました

○○さん
こんにちは、XXXといいます。
私は○○○というブログをやってますが、
メルマガはやってません。
メルマガもやったほうがいいのでしょうか?
それでは。

XXX
mail@abc.com(アナタのメールアドレス)

解説します。

■件名
例:メルマガ読みました
※なんでもいいんですが、ぱっと見てスパムじゃないと
わかるものにしてください。

■宛名を書く
例:○○さん

■自分が名乗る
例:こんにちは、XXといいます。
※本名でも、ペンネームでも、ハンドルネームでもOKです。

■自己紹介をする
例:私はXXというブログをやってますが、
  メルマガはやってません。
※ここがしっかり書いてあると、アドバイスしやすいので、
アドバイスが欲しい場合はしっかり書いてください。

■本文
例:メルマガもやったほうがいいのでしょうか?
  それでは。
※お好きにどうぞ。いつも読んでますよ!の一行でもOKです。

■署名および連絡先
例: XX mail@abc.com

さらにポイントとしては次の点です。

【読みやすくする】

つまり

■適度に改行する
■適度に句読点を打つ
■適度に段落わけする

ということです。
最後のポイントはコレです。

【文字化けしないようにする】

気をつける点としては

■半角カナは使わない
 半角カナは、文字化けの原因になりますから
 極力使わないようにしましょう。

■メールの形式はテキスト形式にする
メールの形式は、メールソフトによって、
テキスト形式、HTML形式、リッチテキスト形式などありますが、
なるべくテキスト形式をオススメします。

テキスト形式じゃ絶対イヤだ!という人で、
メールソフトに関して詳しければ止めませんけど、
なるべくテキスト形式で出した方がいいですよ。

アナタがいくらメールの文字の大きさや色を変えても、
見ている人がアナタのイメージ通りのメールを見ているとは
限りませんからね。

下手すると文字化けしちゃったり、
ヘンな記号や、英文が挿入されちゃったりします。

しかも、HTML形式のメールは、
スパムメールとして、悪意とともに使われる場合があるので、
HTML形式のメールである、というだけで、
空けるのやめよっかなーと思われる場合があります。

特にはじめて出す相手には、
テキスト形式をオススメします。

■機種依存文字、つまり珍しい記号は使わない
 逆に、使ってもOKな文字はコレです。
 、 。 , . ・ : ; ? ! ゛ ゜ ´ ` ¨ ^
  ̄ _ ヽ ヾ ゝ ゞ 〃 仝 々 〆 〇 ー ― ‐ /
 \ ~ ∥ | … ‥ ‘ ’ “ ” ( ) 〔 〕 [
 ] { } 〈 〉 《 》 「 」 『 』 【 】 + -
 ± × ÷ = ≠ < > ≦ ≧ ∞ ∴ ♂ ♀ ° ′
 ″ ℃ ¥ $ ¢ £ % # & * @ § ☆ ★ ○
 ● ◎ ◇ ◆ □ ■ △ ▲ ▽ ▼ ※ 〒 → ← ↑

コレ以外の記号は、使わない方が安全です。
文字化けの原因になります。

まとめますよ。

【基本的なメールの書き方】
■件名
■宛名を書く
■自分が名乗る
■自己紹介をする
■本文
■署名および連絡先

【読みやすくする】
■適度に改行する
■適度に句読点を打つ
■適度に段落わけする

【文字化けしないようにする】
■半角カナは使わない
■メールの形式はテキスト形式にする
■機種依存文字、つまり珍しい記号は使わない

わかりましたか?
メールを書くときの常識です。
しっかり守ってください。

メールは基本中の基本です。
しっかりと身に付けてください。


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twitterへRTする | 2010年1月4日 | コメント/トラックバック(0) |
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